企業がイベントを開催する理由は多様であり、それは新製品やサービスの発表から、顧客とのネットワーキング、ブランド認知度の向上、さらには社内懇親を通じて社員の士気を高めることまで広がっています。どの目的に対しても、企業イベントは多くのリソースと時間を投資する大きなプロジェクトです。そのため、その成功はビジネス戦略とデジタルマーケティングにおいても非常に重要です。このブログ記事では、成功する企業イベントを実現するための重要なチェックポイントを総合的にまとめています。これには、イベント受付管理システムの選定から、オンラインとリアルイベントの各特性を活かしたマーケティング戦略までが含まれます。イベント企画を担当される方々にとって、これらのチェックポイントは計画の策定や実施において非常に有用なガイドラインとなるでしょう。総じて、企業イベントは単なる一過性の出来事ではなく、長期的なビジネス戦略の一環として位置づけるべきです。その成功が企業全体の成長、顧客エンゲージメント、そして最終的には売上に寄与するからです。この観点から、本ブログで提供する各種チェックポイントを活用し、より効果的なイベント企画と実施を目指してください。まずは目的を決めるまずはどのようなイベントを企画するに当たって、このイベントが何を目的とし、何を目標としているのかを考えてみましょう。もしかするとその目的を実現するにはイベント以外の手段がいいということも考えられます。次に一般的な企業イベントの目的をまとめてみました。新規見込み客の獲得一般に企業イベントにおいて最も多くの目的とされているのがこれでしょう。イベントを開催することで、自社の製品やサービスに興味を持った来場者が訪れてくれます。リアル開催であれば、実際に触れてみたり動かしてみたりといったことができ、より具体的に自社が提供する価値を伝えることができます。オンラインであれば、場所や時間を問わずに広い範囲の見込み客に対して情報を伝えることができます。いずれの場合も、何らかの情報ソースからイベント開催を知り、そして訪問・アクセスをしてくれている方たちなので、徒手空拳でプロモートするより遥かに有効なコミュニケーションを行うことが可能です。ブランドのプロモーション華やかなイベントを開催することで、メディアの注目を集めることでブランドの認知を高めます。近年ではソーシャルメディアが既存のメディア以上にブランド認知拡大に寄与することも増えてきており、ブランド認知を高めたい対象によっては、いかにしてSNS等で口コミを広げていくかが重要な対策になるケースもあります。従業員や取引先のモチベーションアップイベントを通じて従業員や取引先とのエンゲージメントを高めましょう。活躍した個人やチームは皆の前で大いに称え、従業員の幸福度を高めることが、会社の成長に大きく貢献します。また、近年労働力不足が問題になってきていますが、こういった取り組みを通じて従業員の定着率を向上させることも重要な目的となります。企業イベントの種類さあ、目的が決まったら次はどのようなイベントを行うかを決めましょう。一口に企業イベントといっても様々な種類があります。自社のもっているリソースや制限などを踏まえて一番目的達成に近づけるイベントの形式を選択しましょう。ここでは代表的なものをいくつかピックアップします。展示会大規模な会場を使用して、あるテーマに関連する多くの企業が集まる展示会は企業イベントとしては最も多くの人にとって思い浮かぶものでしょう。展示会の良さは、基本的に主催者が集客を一手に引き受けてくれることです。自社の見込み客のリストがまだ少ない場合でも、多くのあなたの会社が提供する製品・サービスに興味を持ってくれるかもしれない人たちとの出会いの機会を提供してくれます。また、ある面では競合となる他の出展社との出会い、新たな気づきを得る絶好の機会となります。プライベート展展示会のようにテーマベースではなく、一企業が自社の製品・サービスを既存・新規顧客にプロモーションするイベントです。多くの場合、基調講演、セミナー、分科会セッション、ネットワーキング、ワークショップといった様々な企画が実施され、来場に対して自社サービスの優位性をあらゆる側面から体験していただく構成となっています。また、またリセラーや連携する商品を販売しているベンダーに対しては、スポンサー枠を設けることで、新たな顧客との出会いの機会を提供するといったことも行われます。ラウンドテーブル展示会やプライベート展ができるだけ多くの来場者に情報を届けることを目的にしているのに対し、少数の参加者に対し情報提供やディスカッションを通じて、より深い示唆を提供するために行われるイベントイ形式です。多くの場合、ラウンドテーブルの参加者は企業において重要な意思決定に関わる上位職の方々です。意思決定者に情報だけでなく体験でも満足いただけるよう、開催会場はホスピタリティに溢れた高級なホテルの一室を使用することが多いです。展示会やプライベート展における一企画として実施されるケースもよくあります。ネットワーキングイベント情報収集以上に情報交流を促すよう設計されたイベントがネットワーキングイベントです。一方的な情報提供よりは双方向性の高いコミュニケーシィンを促すため、長いセミナーよりは短時間で多くの登壇者に話してもらうライトニングトークといった形式で行われることが多いです。参加者通しの交流がしやすいようにちょっとした食事(場合によってはアルコールも)が用意されたりもします。イベント計画チェックリスト実施するイベントの目的と形式の目星はついたでしょうか。では具体的な計画に入っていきましょう。計画をする過程ではイベント形式の変更も考慮する必要があるかもしれません。その場合には勇気をもって変更しましょう。まだ計画段階です。目指す目的のために一番よいと思われる選択をすることが大事です。このような計画の振り返りを行うためにもチェックリストは極めて重要です。チェックリストを活用することで、重要なタスクの見落としを抑え、進捗状況の確認をしながらチーム・関係者間調整を行ううえでの強い味方になります。ではチェックリストを作成しましょう。目標・目的を定める冒頭に述べたようにこのイベントを通じて何を達成したいのかを明確に定義しましょう。イベントの目標が貴社のビジネス目標と一致していることが何よりも重要です。日時・形式・場所を決める会場の空き状況、来場者に与える印象、イベント目的を考慮して、日付とイベントの形式を決定します。イベントの種類によっては会場費がイベント予算に占める割合が高くなる場合があります。イベントにかけられる予算を最適化するために会場選びには留意しましょう。コンセプトを決める目的にあったイベントのテーマを設定しましょう。これが、来場者の記憶に残る体験を創り出すアイデアを生み出すための拠り所となります。予算をもとにベンダーを選定する予算に合わせ、適切なサービスを提供してくるベンダーの活用をおすすめします。予算を抑えるため、イベント企画から開催までをすべて自社のリソースを用いるという方法が本当に予算を抑えているのかどうかについては慎重に考えましょう。イベントを開催するには必ずどこからかリソースを確保する必要があります。それを社内で賄うとき、社内のリソースがもっとやるべき職務にその時間を割けなくなるリスクが生じます。外部ベンダーの活用は、経験豊富なプロフェッショナルによる多くのサポートを得ることができるため、無駄なリソースの喪失を抑え、且つ多くの事例からのベストプラクティスをもとに貴社のイベントをよりよいものにするための最大限の努力を提供してくれます。会場を決めるイベントの規模、場所、要件にあった会場を探し出し、テーマやコンセプトと一致しているかどうかを確認しましょう。コンテンツを決める来場者を魅了するコンテンツを決めましょう。基調講演の登壇者、セッションのテーマ、会場内でのエンターテイメントなど、コンテンツは貴社のイベントに来場するか否かに大きな影響を及ぼします。既に圧倒的認知を誇る著名人でももちろんいいですが、多様性の時代においては、あまり知られてないけどその分野では非常に高い見識をもっているという人にも網を張っておくといいでしょう。プロモーション計画を作成する貴社がイベントを実施することをターゲットの方々にきちんと認知していただき、そして興味をもって参加登録を行ってもらえるようにプロモーション計画を作成しましょう。自社でコントロール可能なオウンドメディアや有料のペイドメディアは予算とリソースを見て適切に運用することが重要です。また、ソーシャルメディアにおいては興味を持ちそうな人が集うコミュニティなどへの告知や、登壇いただく講演者のチャネルなども活かすことを考えましょう。また、拡散がしやすくなるようなアセット(バナー、ティザー動画)を用意しておくことも有効です。体験価値の向上施策魅力的なコンテンツが最大限の価値を発揮できるように体験価値を高める施策を検討しましょう。分科会やワークショップ、ネットワーキングの機会などリアルイベントならではの双方向性を活かした企画を適切に配置することが大切です。それら施策はスケジュール的に無理のないようゆとりをもって実施するように計画をしましょう。テクノロジーの活用イベントにもDXの波は訪れており、様々なイベントテクノロジーのサービスが提供されています。弊社で提供しているイベント受付管理ソリューションである「レジスタ」もその一つです。自社のイベントに必要な機能が揃っているか、柔軟なカスタマイズは可能化、オペレーションのサポートはどこまで対応してくれるのかなどがサービス選択をするうえで重要なポイントとなります。緊急時対応の計画イベント中に発生する可能性のある問題や緊急事態に対処するための緊急対応計画を作成し、不測の事態に備えましょう。講演者の不都合、ベンダーの撤退、悪天候などなどあらゆる可能性についてのオプションが計画されていればいざというときでも慌てず対応が可能です。リハーサルを行うイベントの予行練習を行い、事前に運用上もしくは技術的に問題が発生しそうな懸念に対処しておきましょう。来場者や講演者にとってスムーズな体験を確保することがイベント成功にとって非常に重要です。フォローアップと事後分析イベントが終わった直後は疲労感、達成感で胸いっぱいかもしれませんが、開催したイベントが貴社のビジネスに寄与するかどうかは、イベント後の活動に掛かっています。来場者からアンケートを回収し、次のアクションにつなげるためのフィードバックを得たり、フォローアップイベントをオンラインで開催するなどして、より来場者との結びつきを強化します。また、関係者を集めイベントの結果を徹底的に評価し、うまくいった点と改善点について話し合い、今後のイベントに役立てることが大切です。まとめ企業がイベントを開催する際に押さえておくべきチェックポイントをまとめてまいりました。コロナが五類へと移行し、リアルイベントの開催が増えています。オンラインイベントよりも様々な点で考慮すべき点が増えますが、対面で情報交換ができるメリットを存分に活用することで大きな成果につなげることができるのがリアルイベントの良いところです。株式会社ピーク・ワンではリアル・オンライン双方のイベント運営企画に対応したサービスを提供しています。また、日本語だけでなく、英語・中国語・韓国語・スペイン語に精通しているイベントプロデューサーが在籍しているので、グローバルな対応を求められるイベントにも対応可能です。イベント企画運営だけでなく、イベント受付ソリューション「レジスタ」や事務局管理クラウドサービス「セクレタ」などイベントDXのサービスも合わせて提供しております。企業イベントの開催を検討している企業様があればぜひお声がけください。