2023年5月のゴールデンウィークが明けた後、新型コロナウイルス感染症の分類が第5類に変更され、リアルイベントの開催が再び活発化しています。これからの時期、多くのリアルイベントが再開されることが予想される中で、イベント受付管理システムの選び方が来場者の満足度向上に直接影響を与えます。本記事では、リアルイベントでの来場者満足度を高めるためのイベント受付管理システム選びの重要なポイントについて詳しく解説します。リアルイベントの顔、受付最初に理解しておくべきは、イベント受付がイベント自体の「顔」であり、初めて参加する来場者にとって、そのイベントの第一印象を大きく左右する重要な要素であるという点です。煩雑な手続きや混雑による待ち時間は、参加者の満足度に直接影響を与えます。そのため、スムーズなイベント受付を実現するための効率的な受付管理システムの選定が極めて重要です。紙のリストを使用した古典的な受付管理方法は、受付時の混雑と滞留時間を増加させるリスクがあり、現代のイベント運営にはあまり推奨できません。コロナ対策新型コロナウイルスが第5類に分類されたとはいえ、リアルイベントにおける感染症対策は依然として重要です。この状況で求められるのは、参加者の密集を避ける事前登録制や、非接触型のイベント受付が可能な受付管理システムです。さらに、参加者の体温チェックが可能な機材も用意することが、イベント安全対策の重要な要素となります。これらの機能を備えた受付管理システムやサービスが、参加者だけでなく主催者側も安心してイベントを運営できるよう求められています。オンラインイベントとの違いオンラインイベントと対照的に、リアルイベントの受付管理には独自の課題と特性があります。例えば、リアルイベント受付では、会場レイアウト、物理的なスペース、人員配置といった具体的な要素を慎重に計画する必要があります。これらの要素は、イベント運営の効率性だけでなく、参加者の満足度にも直結します。さらに、リアルイベントでは参加者が直接スタッフと対面する機会が多いため、ヒューマンタッチと呼ばれる人間らしい対応が不可欠です。このような要点を把握し、リアルイベント特有の課題を解決できる受付管理システムを選択することが極めて重要です。受付管理システムの機能現在市場に存在する多くの受付管理システムは、イベント運営の全フェーズ—開催前、開催中、開催後—に対応した多機能性を備えています。例えば、事前登録サイトの設計、来場者や出展社専用のマイページ機能、参加者管理ダッシュボード、QRコードを用いたスムーズな受付プロセス、さらにはVIP来場者への特別なアテンド通知など、イベント運営の効率化と質の向上を目的とした多くの機能が組み込まれています。これらの機能を網羅した受付管理システムを選ぶことで、イベント主催者はよりスムーズでプロフェッショナルなイベント運営が可能となります。特にデジタルマーケティング戦略と連携させることで、参加者のデータを効果的に収集し、後のマーケティング活動にも活用することができます。イベントの目的に合わせたカスタマイズ性ただし、多くの機能が提供されている受付管理システムでも、それらが自社のイベント戦略やデジタルマーケティングに適しているかどうかは慎重に評価する必要があります。例えば、ユーザーインターフェースのデザイン、オンライン登録フォームのカスタマイズ性、さらには来場者バッジのデザイン変更の可否など、これらは企業のブランド戦略と密接に関連しています。特に、ブランディングが重要な要素となるイベントでは、高度なカスタマイズオプションが求められます。FrontDeskシリーズ「レジスタ」の活用をご提案株式会社ピーク・ワンが提供するイベント受付管理ソリューション「レジスタ」はリアルイベント開催に多くの実績を持つ受付管理システムです。他のイベント管理システムに実装されている機能だけでなく、高いカスタマイズ性により、主催者のご要望に合わせたシステムを提供することで数多くの企業イベントや展示会で活用されてきました。また単にシステムだけを提供するのではなく、現場での運用サポートも経験豊富なスタッフが行うため、リアルイベントならではの課題に対する対応力も万全です。出展社やスポンサーが来場者データを取得するためのバーコードリーダーのレンタルやその他出展社サービスもあわせて提供できるので、来場者だけでなく、出展社・スポンサーの満足度を高めることにも貢献できます。企業のマーケティング活動におけるリアルイベントの開催が増える今、適切なイベント受付管理システムの選択が、参加者・スポンサー・主催者にとって価値ある体験を提供できるものと考えます。本稿でご紹介したポイントを踏まえて、自社のイベントに最適なイベント受付管理システムの選択を行いましょう。