リアルイベントの重要性が増している新型コロナウイルスへの対応が2023年5月に新しいフェーズに移行し、世の中の風景もパンデミック以前の雰囲気を取り戻しつつあるように思います。イベントの世界も同様で、コロナ禍中においては、ほとんどの企業イベントはオンラインで提供されていましたが、今ではリアルな会場に参加者を集めての対面で行われるイベントの開催数が急速に増えています。イベントの本質が「つながり」を生み出すことだとすれば、オンラインよりも対面式によるリアルイベントのほうが優位なことは明白です。オンラインイベントには手軽に且つ場所や時間の制約をのりこえて情報発信できるメリットがあります。しかしながら、スクリーンに映るプレゼン資料と音声、そしてスピーカーの表情だけでなく、会場全体の装飾、直接的なコミュニケーション、参加者や出展者の立ち振舞いなどを五感で触れることのできるリアルイベントはオンラインとはまた別次元の体験をもたらしてくれます。海外では、マーケティング担当者の97％が対面式のリアルイベントが重要であると述べているという調査結果もあります。しかしながら、オンラインイベントと比較してリアルイベントはその実施にあたってのコストが高いことを理由に、計画することを躊躇してしまう担当者がいることも確かです。これまで一度もリアルイベントを実施したことのない企業であればなおさらで、何をどこから手を付ければいいのかわからないということがほとんどかと思います。リアルイベントに慣れていない担当者が取り組むべきことは、WEB上でイベント運営のノウハウを学ぶことでも、トライ＆エラーでまずはやってみるの精神でダイブですることでもなく、信頼のおけるイベント運営企画の専門家を見つけることです。イベントの企画運営を手弁当で行う企業は意外なほど多いのが現状です。おそらく外部の専門家に依頼した場合のコストを気にしたり、会場さえ見つければあとはなんとかなるのではないかと考えてのことでしょう。当然、イベントの専門家は仕事として行っているので依頼した場合の費用は発生しますが、それを上回るメリットがあるのも事実です。いつかの例を紹介しましょう。イベントプランナーはプロの交渉人です様々な分野には専門家がいます。専門家であることの所以は、ある領域に対して一般の方が持っていない知識や知見を有してクライアントを成功へ導く存在であると共に、その領域に関わるあらゆる関連サービスの担当者と日々交渉をし、クライアントの目的に対して最も有益なサービスを適切な金額で提供してくれるよう取り組んでいます。クライアントから提示された予算をベースに最適な配分をするために、様々なベンダーを豊富なリストの中から選択し、そして交渉してくれます。リアルイベントとなる交渉相手の数はオンラインよりも遥かに多くなります。それを自分で行うために必要な時間と精神的労力を想像してみたら、イベントプランナーに頼んだほうがずっとお得な気がしてきませんか？イベントに関する多くの情報の蓄積とトレンドの理解イベントプランナーと関わることは、彼らが持っている豊富な知識に自動的にアクセスできるようになることに他なりません。過去にどのような事例があったか、その時々のベストプラクティスは何だったか、イベントを活性化させるためのベンダーへのアクセス、最近の企業イベントのトレンドについてなど、イベントを成功させるために参考になる多くの情報を手に入れることが可能になります。イベント実施のための段取りからの開放先に述べたようにリアルイベントの実施にはオンラインイベントと比較して、実に多くの要素に気を使わねばなりません。講演者のスケジューリングや懇親会のケータリング、会場装飾、椅子やテーブルの配置、機材の搬入口や設置場所など、これらを整理するためのチェックリストを眺めるだけで憂鬱な気分になる担当者は多いことでしょう。イベントプランナーは、何をどういう手順でどう段取りを行えばイベントの運営をスムーズに遂行できるかについての数多くのノウハウを持っています。このような業務こそ専門家に任せてしまい、イベントの根幹となるコンテンツそのものをブラッシュアップする本来の活動に担当者のリソースを割いていただくほうが圧倒的に生産的です。イベント企画運営会社を活用しようリアルイベントの実施は多くの課題を伴いますが、その魅力と効果は計り知れません。オンラインとは一線を画するリアルの体験は、参加者の心に深く残ります。しかし、成功するためには専門的な知識やノウハウが不可欠です。そこでイベントプランナーや運営会社の力を借りることで、企業は効果的なイベントをスムーズに実施できるようになります。コストや手間を心配するよりも、専門家との協力を通じて最大の成果を追求し、リアルイベントの真の価値を引き出すことが重要です。株式会社ピーク・ワンではリアル・オンライン双方のイベント運営企画に対応したサービスを提供しています。また、日本語だけでなく、英語・中国語・韓国語・スペイン語に精通しているイベントプロデューサーが在籍しているので、グローバルな対応を求められるイベントにも対応可能です。イベント企画運営だけでなく、イベント受付ソリューション「レジスタ」や事務局管理クラウドサービス「セクレタ」などイベントDXのサービスも合わせて提供しております。企業イベントの開催を検討している企業様があればぜひお声がけください。