主催イベントや展示会の成功には、何が重要でしょう？計画から実行までのプロセスの中で様々な要素がありますが、今回は「事務局」の運営にフォーカスしてご案内したいと思います。事務局は、予算管理からマーケティング、会場の手配、参加者の受付、プログラムの調整など、さまざまな責任を負っています。一見、裏方に徹しているように見える事務局ですが、その役割は、単なる手配や管理以上のものであり、イベントの魅力まで引き出します。さらに、事務局の努力はイベントのイメージや信頼性にも直結します。今回は、長年に渡り事務局業務を担当してきたプロが、いつも大切にしている「主催イベントや展示会を成功に導く７つの心得」をお伝えしたいと思います。心得その１、イベントの顔となることを意識せよスポンサー、講師、参加者とのファーストコンタクト（窓口）となる事務局は、イベント（展示会）の第一印象を左右します。そのため、事務局スタッフによるプロフェッショナルな態度や外見は欠かせません。事前準備から当日の対応まで、常にイベント（展示会）がどのようなイメージを持たれるかを意識しましょう。ここでの対応によってイベント（展示会）の内容が良い方向にも悪い方向にも変わってしまうほどの影響力があることを認識することが重要です。「事務局＝そのイベントの顔」と言っても過言ではありません。心得その２、丁寧すぎるぐらいが丁度良い丁寧な対応は信頼を築き、イベントの成功に直結します。参加者や関係者とのコミュニケーションでは、丁寧かつ親切な言葉遣いや対応が重要です。決して手を抜かず、真心を込めて丁寧に対応しましょう。事務的な作業であればAIでも出来ますが、人間が心を持って接することで付加価値が生まれます。参加者や関係者に対し、丁寧すぎるぐらいに接し「この事務局の対応はとても気持ちが良いな。安心できるな。」と思ってもらえる事務局を目指しましょう。心得その３、クイックレスポンスを常に心掛けよイベント事務局には多種多様な問い合わせや要望が寄せられ、どんな時でも迅速な対応が求められます。しかし、経験上、担当者は事務局業務だけでなく他の業務も兼任していることがあります。他の業務への対応や各所への確認等が必要で即答できない場合には、必ずワンアクション（○○日までにご回答差し上げます。等）の連絡を入れましょう。そうすることで、事務局がきちんと機能していることが認識されます。参加者や関係者からの信頼を築くために、クイックレスポンスを心掛けましょう。適切な情報提供と迅速な対応が、イベントの成功につながります。心得その４、スケジュール管理の鬼となれスケジュール管理は、イベント（展示会）を成功に導く上で不可欠な要素です。事務局業務が始まると、スポンサーや講師からのプレゼンテーション資料やプロフィール画像などの提出物の締め切りに追われることがよくあります。そのため、各提出物の締め切りスケジュールを把握し、未提出のスポンサーには事前に締め切りのご案内を行うことが重要です。しかし、経験上、リマインドを出しても音沙汰がない場合もあります。この場合、締切を守れていない方たちに対し、具体的にどのような影響が出るのかを伝えることが有効です。例えば「情報の公開が遅れると、貴社の露出が減ってしまう可能性があります。」と伝えることで、重要性を理解してもらえます。また、「○○日を過ぎると、配信ができなくなるため、必ず提出をお願いします。」といった締め切り日時の重要性を強調することも効果的です。スケジュール管理は、イベントの円滑な運営を支える要素です。事務局が適切に管理すれば、イベントが計画通りに進行し、関係者との信頼関係も築くことができます。スケジュール管理を丁寧に行い、イベントの成功に向けて努力しましょう。心得その５、 的確な報告・適切な連携を心掛けよ事務局は、単体で運営するのではなく、スポンサーや参加者とのやり取りを通じて、イベント（展示会）の責任者（プロダクションマネージャーまたはクライアント）と連携しなければなりません。例えば、スポンサーや参加者からの要望や問題に対して、その解決策や対応方法を判断するためには、イベント責任者の意見や承認が必要です。事務局は、事案を適切に分類し、それが費用関連のものなのか、クレームなのか、あるいは情報共有が必要な事案であるのかを見極め、イベント責任者に的確に報告する必要があります。さらに、事務局は大量の情報を受け取りますが、これらを整理し、関係各所に正確な情報を共有する役割も担っています。たとえば、講演情報やブース情報、配信動画などの情報は、参加者やスポンサー、講師などに適切に伝える必要があります。情報の整理と共有は、イベントの円滑な運営や参加者の満足度の向上に不可欠です。心得その６、できる限りシステム化・自動化を図れ効率的な事務処理やタスク管理には、システム化や自動化が必要不可欠です。例えば、イベント（展示会）の参加者やスポンサーからの登録情報を手作業で入力すると、膨大な時間と労力がかかります。しかし、情報収集や顧客データ管理が可能な事務局管理システムを導入することで、これらの作業を自動化することができます。自動化されたシステムは、常に正確な情報を提供するため、意思決定や運営の信頼性を高めます。エラーやミスのリスクが低減されるため、予算の管理やスケジュール調整など、重要な業務においても安心して作業することができます。結果として、システム化や自動化によって、時間と労力を節約し、より効果的な運営を実現することができます。これは、イベントの成功に直結し、参加者や関係者により良い体験を提供することにつながります。 心得その７、個人情報には細心の注意を払うべし言うまでもなく、参加者や関係者の個人情報を適切に管理することは、イベント運営において最も重要なポイントです。スポンサー情報、参加者情報、リードデータなど、数多くの個人情報を取り扱いますが、常に情報セキュリティの意識を持つことが不可欠です。個人情報の管理には細心の注意が必要であり、適切なセキュリティ対策やプライバシーポリシーの徹底が求められます。情報の漏洩や不正利用を防止するために、厳格な情報管理体制を確立し、関係者の個人情報を安全に保護する努力が欠かせません。そのために、事務局管理システムの導入は重要です。事務局管理システムは、個人情報の取り扱いを効率化し、セキュリティを強化するための重要なツールです。このシステムを導入することで、個人情報のアクセス制限や暗号化、監視などのセキュリティ対策を強化し、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。また、システムを活用することで、情報の一元管理や適切なアクセス管理を行うことができ、情報の取り扱いに関する規制や法令への適合も容易になります。 まとめいかがでしたでしょうか？これら７つの心得を実践していただくことで、主催イベントや展示会の成功に向けて一歩近づくことができることでしょう。事務局としてのプロフェッショナリズムを発揮し、個人情報の保護を含むあらゆる側面で高い水準の安全性を確保し、素晴らしいイベントを実現してください。 弊社の事務局管理システム「セクレタ」は、イベント（展示会）事務局業務に特化した事務局管理システムです。事務局運営に関するあらゆる業務を効率化できる、様々な機能を持ち合わせています。出展社向けマイページの設置、各種申請フォームの作成や送信、お知らせやアンケートの送信、ステータス管理、各関係者に依頼したタスクの進行状況など、すべてを一元管理できます。「セクレタ」の導入について、是非ご検討ください。ご導入いただければ、弊社が責任を持ってサポートいたします。お問い合わせは、弊社までお気軽にご連絡ください。ここまで読んでいただき、ありがとうございました。